AI-chats en de Woo: wat u als overheid bewaart

Een beleidsmedewerker van een gemeente laat Copilot op dinsdagmiddag drie varianten maken van een raadsvoorstel over de nieuwe parkeerregeling. Ze vraagt welke bezwaren omwonenden waarschijnlijk zullen maken, en welke formulering het minst weerstand oproept. Ze kiest de tweede variant, schaaft hem bij en stuurt hem naar haar teamleider. Het chatgesprek blijft staan in het zijpaneel.

Twee maanden later vraagt een journalist om alle documenten over de totstandkoming van de parkeerregeling. Hoort dat gesprek met Copilot daarbij? Het korte antwoord is: waarschijnlijk wel. Dan wilt u weten waar het staat, wie het kan vinden en of het er nog is. Dat hangt af van afspraken die u nu al kunt maken.

Waarom een gesprek met AI een document kan zijn

De Wet open overheid (Woo) noemt AI nergens. Dat hoeft ook niet. Artikel 2.1 van de Woo spreekt van een “ander geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak”. Een chat over een raadsvoorstel is vastgelegd en gaat over de publieke taak. Of het een chatbot was of een collega, staat niet in de definitie.

Voor appjes is die discussie al gevoerd. In 2019 oordeelde de Raad van State dat werkgerelateerde sms- en WhatsApp-berichten documenten zijn, ook op een privételefoon. De beleidslijn archivering chatberichten voor de Rijksdienst zegt het kort: “De vorm van de informatie doet er voor de wet niet toe.” Berichten over de uitvoering van taken zijn volgens die beleidslijn ook archiefbescheiden onder de Archiefwet.

Overheden trekken die lijn zelf al door naar AI. De Omgevingsdienst Midden-Holland schrijft in haar beleid voor AI-gebruik dat met AI gemaakte documenten onder de Archiefwet en de Woo vallen. In Rotterdam stelde GroenLinks in september 2025 raadsvragen onder de titel “Copilot & ChatGPT, het nieuwe sms’jes debacle?”. De vraag ligt dus op tafel.

Wat gebeurt er als iemand erom vraagt?

Dat het kan, is in het Verenigd Koninkrijk al gebleken. In februari 2025 vroeg iemand onder de Britse openbaarheidswet om de ChatGPT-geschiedenis van minister Peter Kyle. Een maand later publiceerde zijn ministerie de prompts en antwoorden. Hij had onder meer gevraagd op welke podcasts hij moest verschijnen. Andere wet, ander land, maar gewoon een verzoek.

In Nederland heeft een bestuursorgaan vier weken om te beslissen, plus hoogstens twee weken verdaging. Belangrijker is artikel 4.1a: zodra een verzoek binnen is, moet het orgaan het behoud van de gevraagde documenten waarborgen. Een chatgeschiedenis opschonen nadat het verzoek binnenkwam, is dus geen optie. Wie elke vrijdag zijn chats wist, moet daar dan meteen mee stoppen.

De gewone uitzonderingen blijven gelden. Persoonlijke beleidsopvattingen in stukken voor intern beraad worden niet verstrekt (artikel 5.2), en persoonsgegevens worden gelakt. Maar een uitzondering is iets anders dan “dat hoort er niet bij”. Het gesprek moet eerst gevonden en beoordeeld worden, net als een e-mail of een conceptnota.

Waar staat dat gesprek eigenlijk?

Dat hangt af van de tool. Bij Microsoft 365 Copilot staan prompts en antwoorden volgens Microsoft in een verborgen map in de mailbox van de gebruiker. Een beheerder kan ze doorzoeken met eDiscovery en er een bewaarbeleid op zetten. Met zo’n beleid is een chat die de medewerker wist niet meteen weg.

Bij een gratis ChatGPT-account op een eigen laptop ligt het anders. Het gesprek staat dan bij een Amerikaanse aanbieder, buiten elk archief van de organisatie. Wie het zoekt, moet de medewerker om een export vragen. Voor appjes op een privételefoon gold al dat ze documenten kunnen zijn. Voor zo’n chat ligt dat voor de hand.

Waarom maakt dat uit? Omdat een organisatie die niet weet waar haar documenten staan, een Woo-verzoek niet volledig kan beantwoorden. Dat is precies wat bij de sms’jes misging. Eerder schreven we over welke gegevens in welke AI-tool mogen. Deze vraag is de keerzijde: wat er uit die tool weer terug moet kunnen komen.

Wat u nu regelt

De Overheidsbrede handreiking generatieve AI is niet bindend, maar wel duidelijk. Maak afspraken over het al dan niet opslaan van promptgeschiedenis, “voor transparantie en herleidbaarheid”. En maakt u met AI een overheidsproduct, houd dan de gebruikte prompts en de output beschikbaar voor betrokkenen en voor controle. Concreet komt dat neer op vier dingen:

1. Kies de tool waarvan u het archief beheert. Een zakelijke omgeving met bewaarbeleid is beter te verantwoorden dan losse accounts. Zo voorkomt u dat chats buiten beeld raken.
2. Leg vast wat er in het dossier komt. Niet elk gesprek is archiefwaardig. Een chat die aan een besluit heeft bijgedragen, zoals de varianten van dat raadsvoorstel, hoort bij het zaakdossier.
3. Neem AI op in de selectielijst en de Woo-werkwijze. Wie een verzoek behandelt, moet weten dat Copilot-chats bestaan en waar ze te vinden zijn.
4. Vertel het medewerkers. De meeste ambtenaren beseffen niet dat hun chat een document is. Dat hoort in een training voor beleidsmakers en overheid, naast prompten en privacy.

Het hoeft geen zware operatie te zijn. Vaak is het een paar regels in uw AI-beleid, een instelling bij de beheerder en één alinea in de werkinstructie voor Woo-verzoeken. Lastiger is het om te bepalen welke tools u toestaat, en hoe u omgaat met de gratis accounts die al in gebruik zijn.

Samengevat: een gesprek met AI over uw werk is voor de Woo en de Archiefwet een document zoals elk ander. Het verschil zit in de vindbaarheid, en die regelt u met de tool en een paar afspraken. Wilt u dat goed vastleggen, dan helpt ons advies over AI-beleid bij de afspraken, en de AI-training voor gemeenten bij het gebruik op de werkvloer.

Veelgestelde vragen

Valt elk gesprek met ChatGPT of Copilot onder de Woo?

Nee. Het gaat om gesprekken die naar hun aard verband houden met de publieke taak. Een vraag om een recept voor het weekend valt erbuiten. Een gesprek waarin u een besluit, nota of brief voorbereidt, valt er in de regel wel onder.

Mag ik mijn chatgeschiedenis verwijderen?

Dat hangt af van de afspraken in uw organisatie en de selectielijst. Wat archiefwaardig is, mag u niet zomaar weggooien. En zodra er een Woo-verzoek binnen is over het onderwerp, moet het bestuursorgaan de documenten bewaren.

Moet ik vermelden dat een tekst met AI is gemaakt?

De Overheidsbrede handreiking raadt het aan: meld het systeem als informatiebron als u met AI een overheidsproduct maakt, en houd de prompts en output beschikbaar voor controle. Maak in uw eigen beleid duidelijk wanneer u dat doet.

Geldt dit ook voor een gratis account op mijn eigen telefoon?

Voor appjes oordeelde de Raad van State dat het niet uitmaakt of ze op een zakelijke of privételefoon staan. Bij een AI-chat over uw werk ligt dezelfde redenering voor de hand. Het verstandigst is om voor werk alleen de tools te gebruiken die uw organisatie heeft goedgekeurd.