Who’s a lovely stinky face?

– Unknown stinky face present –

Laten we het hebben over transcriptie-etiquette.

Transcriptietools bestaan tegenwoordig in allerlei vormen en toepassingen. Van een snelle samenvatting tot een volledige transcriptie van een overleg, van braindumping tot het teruglezen van een gemiste meeting. Er zijn talloze manieren om AI-transcriptietools te gebruiken, en ik gebruik ze zelf ook regelmatig.

Voordat we ingaan op alle voordelen en toepassingen, zijn er een paar dingen die je moet weten.

Transcriptie-etiquette: vier basisregels

1. Vraag altijd toestemming voordat je een transcriptietool start. Iedereen in de meeting moet akkoord gaan met het verwerken van hun data in een AI-tool.

2. Leg uit waarvoor de tool wordt gebruikt. Doe dit bij voorkeur twee keer: voordat je toestemming vraagt én nogmaals nadat iedereen akkoord is en je het transcript start. Dan staat het ook meteen duidelijk in het transcript.

3. Weet wat er met de data gebeurt. Je moet kunnen uitleggen waar de data naartoe gaat, of deze gebruikt wordt om modellen te trainen en hoe lang de data wordt bewaard.

4. Geef mensen echt de ruimte om nee te zeggen. Zonder sociale druk en zonder dat het de relatie onder druk zet.

   
   

Als je zelf het antwoord op punt 2 en 3 niet weet, is mijn advies simpel: gebruik de tool niet.

Wanneer je als deelnemer gevraagd wordt om toestemming te geven voor een transcriptietool, kun je naar deze punten verwijzen.

Het automatisch starten van transcriptie zodra een meeting begint kan bovendien strijdig zijn met Europese privacywetgeving. Als een tool automatisch start, kan een deelnemer soms al geen bezwaar meer maken voordat zijn of haar data verwerkt wordt. In veel tools geldt dit zelfs voor berichten in de chat.

Het gebruik van transcriptietools gaat dus niet alleen over efficiëntie, maar ook over vertrouwen in een gesprek. Mensen moeten zich vrij voelen om te spreken zonder zich af te vragen waar hun woorden later terechtkomen.

Even terug naar de stinky face

Tijdens een online meeting zat de organisator al vroeg in de call en praatte tegen zijn honden:“Who’s a lovely stinky face? Come here you stinky face!”

De transcriptietool startte automatisch zodra de meeting begon en stuurde achteraf — zonder menselijke controle — een samenvatting naar alle deelnemers.

De eerste zin van die samenvatting:

“Unknown stinky face present.

”Grappig? Absoluut.

Maar dit soort misverstanden sluipen er verrassend makkelijk in, vooral bij automatisch gegenereerde samenvattingen.

Je kunt bijvoorbeeld twintig minuten met een klant praten over een project. Halverwege zegt de klant: “Dit is toch niet helemaal wat we bedoelen.”

Toch kan een deel van dat gesprek alsnog als feit of besluit in de samenvatting terechtkomen.

Sarcasme? Moeilijk te herkennen.

Humor? Vaak hetzelfde probleem.

En een gesprek over iemand die niet aanwezig is? Als die persoon wel voor de meeting was uitgenodigd, kan diegene mogelijk gewoon de samenvatting lezen.

Kortom: lees het transcript en de samenvatting altijd even na.

AI en taal: soms komisch, soms verwarrend

Ik zit regelmatig lachend achter mijn scherm wanneer een transcriptietool probeert Engels jargon te begrijpen in een Nederlandstalige meeting.

GenAI verandert dan bijvoorbeeld in “Jenna” of “Jenn & I”.

Tijdens een training demonstreerde ik een transcriptietool (en ja, ik volgde netjes de vier stappen hierboven) en vertelde de groep over Unknown stinky face present.

De tool wist dit in het transcript prachtig te vertalen naar:“Stinkend Feest.”

Waar transcriptietools wél enorm nuttig voor zijn

Gelukkig betekent dit niet dat transcriptietools problematisch zijn — integendeel. Ze kunnen enorm waardevol zijn wanneer je ze bewust gebruikt.

Media

Gesproken content omzetten naar geschreven content

Van video of podcast naar blogInterviews uitwerken tot publicaties

Ondertiteling genereren voor video’s

Live events

Inzichten van deelnemers vastleggen

Q&A-sessies documenteren

Discussies analyseren

Trainingsmateriaal verbeteren na een sessie

Vergaderingen

Notulen genererenActiepunten vastleggen

Besluiten documenteren

Gesprekken later kunnen terugvinden

Kennisbeheer

Interne kennisbanken opbouwen

Belangrijke gesprekken archiveren

Onboardingmateriaal ontwikkelen

Mijn persoonlijke favoriet

Aan het einde van de dag — of tussendoor — gebruik ik transcriptie vaak voor een snelle ideeëndump. Gewoon alles inspreken wat in mijn hoofd zit. Daarna laat ik de tool het ordenen en omzetten in een overzicht of actielijst.

Wat transcriptietools mij vooral opleveren

Het grootste voordeel voor mij is eigenlijk heel simpel: ik kan aandachtiger luisteren.Ik maak nog steeds zelf notities tijdens meetings. Meeschrijven helpt namelijk om informatie beter te verwerken in je hersenen. Daarnaast kan ik meteen nuance aanbrengen in wat anders een vrij plat transcript zou zijn. Transcriptietools zijn dus geen vervanging van denken of luisteren — maar wel een krachtige ondersteuning.

En het mooie is: ondersteuning voor notulen is nog maar één klik en wederzijdse toestemming verwijderd.

Wanneer je je aan goede transcriptie-etiquette houdt:

• zijn de mogelijkheden enorm

• kan het je echt veel tijd besparen.

• zal “Unknown stinky face present” jou nooit overkomen